ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ ในการทำธุรกิจมีเอกสารมากมายที่คุณจะต้องใช้งาน เพื่อเป็นหนึ่งในหลักฐานของการซื้อขายที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าการตกลงด้วยวาจา ดังนั้นวันนี้เรามาทำความรู้จักกับเอกสารง่ายๆ ที่ไม่ว่าจะทำธุรกิจใดก็จำเป็นจะต้องใช้งานอย่าง ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร ใช้งานเมื่อใด มีลักษณะเป็นอย่างไรมาดูกันเลย

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คือ??

ใบสั่งซื้อ Purchase Order หรือจะเรียกสั้นว่า PO คือเอกสารที่แสดงถึงข้อตกลงของผู้จัดจำหน่าย ในการซื้อสินค้า หรือบริการ ซึ่งภายในเอกสารจะระบุถึงรายละเอียดในการสั่งซื้อสินค้าอย่างจำนวนของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อ ราคาของสินค้า ใบสั่งซื้อเป็นหนึ่งในเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงระหว่างการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี หากเกิดข้อโต้แย้งในการซื้อขาย เอกสารใบสั่งซื้อจะเป็นตัวยืนยันความต้องการของทั้งสองฝ่ายได้เป็นอย่างดี

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

ใบสั่งซื้อ

อีกหนึ่งเอกสารสำคัญในการสั่งซื้อใบขอซื้อ (Purchase requisition)

ก่อนที่เราจะจบเรื่องราวของใบสั่งซื้อ เรามาดูต่อกันอีกนิดกับเรื่องราวของเอกสาร ใบขอซื้อ เอกสารสำคัญที่เกี่ยวกับการสั่งซื้อที่มีหน้าที่ใกล้เคียงกับใบสั่งซื้อ “ใบขอซื้อ” เป็นเอกสารที่ถูกใช้ภายในกิจการถูกจัดทำขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการซื้อ

เมื่อผ่านการอนุมัติแล้วต่อมาก็จะเป็นการออกเอกสารใบสั่งซื้อ และถูกส่งให้ผู้ขายต่อไป สรุปสั้นได้ว่า ใบขอซื้อ (Purchase requisition) เป็นเอกสารสำหรับยื่นขออนุมัติซื้อจากภายใน เอกสารนี้บ้างธุรกิจอาจใช้งาน หรือไม่ใช้งานก็ได้ขึ้นอยู่กับนโยบายในการจัดการงานภายใน

ตัวอย่างเอกสารใบขอซื้อ (Purchase requisition)

ใบสั่งซื้อ

อย่างที่เราได้บอกไว้ช่วงต้นว่าใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในการทำธุรกิจ ดังนั้นในการจัดทำเอกสารสำคัญคุณควรมีตัวช่วยดีๆ อย่างโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ที่สามารถสร้างเอกสารซื้อ ขาย จ่าย รับ ได้ง่ายๆ พร้อมบันทึกรายการเข้าสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนให้เสียเวลา หากสนใจสามารถทดลองใช้งานฟรีได้ที่ลิงก์ด้านล่างได้เลย

  • สามารถอ้างอิงรายการจากอนุมัติใบขอซื้อ เพื่อมาทำรายการสั่งซื้อได้
  • สามารถกำหนดรูปแบบเอกสารและให้ Running No. อัตโนมัติได้
  • สามารถจัดทำใบสั่งซื้อระบุแผนก และ Job ได้
  • สามารถทำการยกเลิกรายการสำรวจที่จัดทำแล้วได้
  • มีสถานะเอกสาร (Full, Partially) แสดงในกรณีอ้างอิงใบสั่งซื้อไปบันทึก อนุมัติสั่งซื้อ
  • ในกรณีต้องการทำใบสั่งซื้อลักษณะใกล้เคียงกับใบสั่งซื้อที่เคยจัดทำแล้ว สามารถ Copy ข้อมูลจากใบสั่งซื้อใบเก่าได้
  • สามารถค้นหาและเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อที่บันทึกไปแล้วได้
  • สามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มใบสั่งซื้อจากระบบได้
  • สามารถเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อจากระบบได้
  • สามารถเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อตามสถานะต่าง ๆ ได้ เช่น รายงานสั่งซื้อที่อนุมัติ ,ไม่อนุมัติใบสั่งซื้อที่ได้รับของแล้ว
  • การเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อ สามารถ Drill Down กลับมาที่หน้าจอบันทึกใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบการบันทึกได้

บันทึกใบสั่งซื้อเพื่อส่งให้ผู้ขาย

บันทึกรายการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบ อะไหล่ เพื่อนำมาใช้ในการดำเนินธุรกิจเมื่อบันทึกรายการสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วสามารถ สั่งพิมพ์หรือส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขายผ่านอีเมล์แบบออนไลน์ได้ทันที

อนุมัติใบสั่งซื้อก่อนก่อนทำการจัดซื้อจริง

ระบบสามารถกำหนดให้มีการอนุมัติใบสั่งซื้อเพื่อให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบความถูกต้องของใบสั่งซื้อ ก่อนส่งมอบให้ผู้ขายโดยกำหนดการอนุมัติได้ 3 รูปแบบคือ ตามวงเงินการซื้อ ตามลำดับขั้นและตามผู้บังคับบัญชา รวมถึงผู้บริหารสามารถอนุมัติเอกสารผ่านมือถือได้ด้วย

ควบคุมค่าใช้จ่ายตามหน่วยงานหรือโครงการ

สามารถระบุได้ว่าการสั่งซื้อแต่ละรายการเป็นค่าใช้จ่ายของหน่วยงานหรือโครงการไหน ทำให้สามารถบริหารค่าใช้จ่ายได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใบสั่งซื้อที่อนุมัติไปแล้ว แก้ไขได้หรือไม่

หากพี่ๆอนุมัติใบสั่งซื้อไปแล้วจะ “ไม่สามารถ” กลับไปแก้ไขได้ครับ เนื่องจากการอนุมัติเอกสารไปแล้วก็เท่ากับว่าพี่ต้องการจะซื้อสินค้าในเอกสารใบสั่งซื้อนั้นจริงๆแล้ว จึงทำให้ไม่สามารถแก้ไขเอกสารนั้นได้ แต่การจัดสรรยังคงสามารถเข้าไปจัดสรรใหม่ได้

วิธีทำ ให้ทำการ “ยกเลิก” เอกสารใบนั้นแล้วเลือกเหตุผลตามความเหมาะสมแล้วกด “ยกเลิกใบสั่งซื้อ” ต่อมาให้ทำการ “คัดลอก” ใบที่ทำการยกเลิกมา แล้วก็แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการแล้วทำการจัดสรรกับอนุมัติตามปกติครับ

ทราบได้ยังไง ว่าเอกสารคัดลอกมาจากไหน ในระบบ BUILK เองเมื่อมีการคัดลอกเอกสารไปแล้วจะมีหลักฐานอยู่ในช่องประวัติเอกสาร ในเอกสารใบที่คัดลอกมาจะบอกครับว่าคัดลอกมาจากใบไหน และเอกสารใบไหนที่ถูกคัดลอกมาก็จะบอกครับว่าเอกสารใบไหนคัดลอกไป

คุณสมบัติ

B e n e f i t

  • สามารถอ้างอิงรายการจากอนุมัติใบขอซื้อ เพื่อมาทำรายการสั่งซื้อได้
  • สามารถกำหนดรูปแบบเอกสารและให้ Running No. อัตโนมัติได้
  • สามารถจัดทำใบสั่งซื้อระบุแผนก และ Job ได้
  • สามารถทำการยกเลิกรายการสำรวจที่จัดทำแล้วได้
  • มีสถานะเอกสาร (Full, Partially) แสดงในกรณีอ้างอิงใบสั่งซื้อไปบันทึก อนุมัติสั่งซื้อ
  • ในกรณี ต้องการทำใบสั่งซื้อลักษณะใกล้เคียงกับใบสั่งซื้อที่เคยจัดทำแล้ว สามารถ Copy ข้อมูลจากใบสั่งซื้อใบเก่าได้
  • สามารถค้นหาและเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อที่บันทึกไปแล้วได้
  • สามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มใบสั่งซื้อจากระบบได้
  • สามารถเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อจากระบบได้
  • สามารถเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อตามสถานะต่าง ๆ ได้ เช่น รายงานสั่งซื้อที่อนุมัติ ,ไม่อนุมัติใบสั่งซื้อที่ได้รับของแล้ว
  • การเรียกดูรายงานใบสั่งซื้อ สามารถ Drill Down กลับมาที่หน้าจอบันทึกใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบการบันทึกได้

ร า ย ง า น ที่ ไ ด้ รั บ จ า ก ก า ร บั น ทึ ก

  • รายงานใบสั่งซื้อ
  • รายงานใบสั่งซื้อที่รอการอนุมัติ
  • ใบสั่งซื้อ (อังกฤษ: Purchase Order; P/O, P.O.) เป็นเอกสาร ข้อตกลง หรือสัญญาในเชิงพาณิชย์ ที่ออกโดยผู้ซื้อเพื่อสั่งซื้อพัสดุ สินค้าหรือบริการจากผู้ขาย โดยระบุชนิด จำนวน และราคา พร้อมทั้งอาจจะรวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ตามที่ได้ตกลงกับผู้ขาย

การออกใบสั่งซื้อสินค้าออนไลน์และการส่งใบสั่งซื้อให้กับผู้ขาย

  • ในการสั่งซื้อเมื่อได้ผู้ขายที่เหมาะสมแล้ว ก่อนส่งใบสั่งซื้อไปให้ผู้ขายยังมีขั้นตอนอีกมากมายไม่ว่าจะเป็นการส่งใบสั่งซื้อไปให้ผู้ตรวจสอบหรือผู้มีอำนาจอนุมัติซึ่งยุ่งยากและทำให้เสียเวลา เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว myCRM จึงมี iPurchase เพื่อช่วยลดขั้นตอนในการทำงานและทำให้การจัดซื้อของบริษัทมีมาตรฐานเดียวกัน 
    การทำงานของ iPurchase เริ่มจากการสร้างใบสั่งซื้อจากนั้นข้อมูลใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปให้กับผู้ที่มีสิทธิอนุมัติ เมื่อผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสั่งซื้อแล้วก็สามารถส่งใบสั่งซื้อนั้นไปให้กับผู้ขายทางอีเมล์ได้ทันที
    การสร้างใบสั่งซื้อทำได้โดยเข้าสู่ระบบ iPurchase แล้วเข้าเมนู “สร้างใบสั่งซื้อ”
  • กรอกรายละเอียดของใบสั่งซื้อ แล้วบันทึกข้อมูล
  • myCRM ส่งใบสั่งซื้อที่สร้างไปให้ผู้อนุมัติ สามารถติดตามสถานะการอนุมัติได้ที่กล่องทางขวามือ
  • เมื่อใบสั่งซื้อผ่านการอนุมัติแล้วสามารถส่งใบสั่งซื้อไปให้ผู้ขายโดยกดเมนู “พิมพ์/ส่งอีเมล์”
  • เลือกแบบฟอร์มและหัวข้อที่ต้องการ
  • เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของใบสั่งซื้อแล้วกดที่เมนู “ส่งอีเมล์”
  • กรอกรายละเอียดและอีเมล์ที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม “ส่ง”
  • เพียงเท่านี้งานจัดซื้อของคุณก็มีประสิทธิภาพและมาตรฐานมากยิ่งขึ้น

PG SLOT GOLD จากค่าย PG Slot พัฒนามาในรูปแบบใหม่ล่าสุดในชั่วโมงนี้ และวินาที่ใครที่ไม่รู้จักควรจะต้องรู้จักไว้เพราะทำให้คุณเป็นมหาเศรษฐีหน้าใหม่

บทความต่อไป บาคาร่า

Recent Posts

เรื่องก่อนหน้า

ไอ้ไข่วัดเจดีย์

เรื่องถัดไป

โปรแกรมบาคาร่า

เมนู